・エンジニアだけど、他の人とのコミュニケーションが苦手
・資料を作ったりするけど、言ってることが全く伝わらない。
・上司とのコミュニケーションがうまくいかない
上記のような悩みはありませんか？
自分自身上のような悩みがあり、どうすればよいのか、何を改善すれば良いのか
途方に暮れていました。
ですが、色々と本などで調べていく内に言語化能力に問題があることに気づきました。
今回はこの記事を読んですぐに明日からの仕事に活かすことができる
言語化能力等についてまとめました！
ぜひ最後までご覧ください！
そもそも言語化能力とは？
そもそも言語化能力とは何でしょうか？
・思ったことをスラスラと言える能力
・どんな人でも伝わりやすい能力
・討論になった時に論破が簡単にできる能力
上記のように色々考えることができますが、
今回の記事では、
言語化能力は、頭の中にある考えや思い、情報を明確に言葉にして、相手にわかりやすく伝える力のことです。
この言語化能力を鍛えることで以下のように様々なメリットがあるので、ぜひ参考にしてみてください。
・仕事上の報連相をきっちりできるようになる
・人間関係が良くなる
・SNSでの発信力が上がる
・プレゼンや営業、資料作成で伝わりやすい資料を作ることができる
言語化能力を上げるためには3つのポイントがある
言語化能力を上げるためには以下の3つのポイントがあります。
・語彙力を伸ばす
・具体化力を磨く
・伝達力を磨く
一つずつ紹介していくのでぜひ参考にしてみてください。
語彙力を伸ばす
まず一つ目として語彙力を伸ばすことです。
語彙力を伸ばさなければ以下のようになります。
・そもそも知らない言葉は使えない
・語彙が貧しいとピッタリくる言葉を使えない
・相手によって伝わりやすい言葉を使い分けることができない。
上記のような様々なことが起こります。
結果として、相手に伝わりづらい印象を与えてしまいます。
でも実際語彙力を伸ばすには何をすれば良いの？と思いますよね。
ですので語彙力を伸ばす方法について3つ紹介します。
・本やインターネットを使う
本やインターネット等文献を読むことによって、自分が知っている単語だけでなく、知らない単語等様々な語彙をインプットすることができるので大幅に語彙力が向上します。
・体験をする
もう一つの方法として体験をする方法です。
自分自身が全く興味がないことでも、一度体験すると、興味が出てきて、色々調べるケースがあると思います。
例えば、全くゲームをしていなかったけど、ポケモンをやってポケモンに興味が出て、ポケモン名やタイプを覚え始めることなどです。
上記のように自分がやったことがない体験をしてみることで、自分ごととなり様々な語彙力を鍛えることができます。
・3つ目はアウトプットです。
本やインターネット、体験で新しい語彙を学んだとしても、使いこなすことができなければ全く意味がありません。
2週間に3度以上アウトプットされた情報は重要な情報だと脳が認識し、長期記憶に保存されます。
上記を行うことで語彙力の大幅なアップが期待できますのでぜひ参考にしてみてください。
具体化力を磨く
具体化力とは何でしょうか？
結論から言うと具体化力とは、解像度が高いか否かと言うことです。
例えば
カレーを説明する時以下のどちらの表現を想像しやすいでしょうか。
・カレールーの上にご飯が載っている食べ物
・にんじん、じゃがいも、牛肉、スパイスが入っている茶色のカレールー300gがご飯150gの上に載っていて、中央が白、縁が真っ赤な楕円状のお皿に入っている。
明らかに下だと思います。
何かを伝えるとき、その具体的であればあるほど、どのようなものなのか、想像することができ、
誤解されづらく、はっきりとした内容で言葉が伝わります。
ですので、具体化力を鍛えることで
鮮明に、誤解されずらく、具体例があって伝えたい内容が理解されやすくなります。
でも実際具体化力をどのように鍛えれば良いのか？
気になっていると思います。
具体化力を鍛えるための方法を3つ紹介します。
・5W3Hを意識する
一つ一つのことについて５W３Hを意識し、読み取れる情報、伝えたい情報を整理することが大事です。
・When（いつ、いつまでに）
・Where（どこで、どこへ、どこから）
・Who（誰が、誰に）
・What（何を、何が）
・Why（なぜ・どうして）
・How（どのように）
・How many（どのくらい）
・How Much（いくら）
お疲れ様です。
営業資料を提出しましたが、先方に追加の資料が欲しいと言われました。
よろしくお願いします。
上記を５W３Hに直すと
お疲れ様です。
AWS新規導入のための〇〇プロジェクトに関しての営業資料を、丸井物産の法務部長の山崎部長に
2022年8月12日に提案しました。
2022年8月13日に山崎部長から追加で、
AWS導入実績、コストが分かる資料を、
2022年8月15日までに、メールアドレスに送付して欲しいと連絡が来ました。
先方は予算を500万円ほどで考えているそうです。
上記のAWS導入実績、コストが分かる資料を本日中によろしくお願いします。
上記のように５W３Hを明確化することによって、より伝わりやすい文章になります。
・なぜ、例えばを使い、考えを広げ、深ぼる
なぜ、例えばを使い、考えを広げ、深ぼることが具体化力を上げる第一歩です。
手間はかからないですが、たったこの２ワードを使用するだけで、考えがより具体化、
伝えたい内容が一気にわかりやすくなります。
例えば 浦島太郎の話どう思う？と聞かれたらどう答えますか。
ここでありがちなのが面白かったと一言言ってしまって終わりのケースです。
ここでシンプルななぜ、例えばを使ってみると以下のようになります
なぜ面白い→主人公が、亀を助けることで、その見返りに竜宮城という、海の中にある城に連れていかれるという話自対が興味をそそられるよね。そして、最後に一気に年をとってしまうという予測できない展開が本当に面白いと思う！
例えば→主人公が亀を助けて、いきなり竜宮城に連れていかれるシーンがワクワクした！
いかがでしょうか？
たった２ワードですが、面白いという部分がなぜ面白いのか、どんな部分が面白かったのか一気に伝わりやすくなりましたよね！
使うワードを常に気をつける
具体化力を上げる方法として3つ目として使う言葉を常に気をつける点です。
使う言葉によっては、同じ内容でも伝わりづらくなってしまいます。
具体的には
数字を使わない、
固有名詞を使わない
抽象的な言葉が多い
上記3つが挙げられます。
上記の3つによって一気に伝わるものも伝わりづらくなってしまいます。
一つずつ紹介します。
・数字を使わない
数字を使わないと一気に、詳細にイメージができなくなります。
かなり多くの費用がかかった
100万円の費用がかかった
では大きく印象が異なって、数字を使うと一気に比較をしやすくなりますよね。
例えば嬉しさ80%、悲しさ20％等数字を使うと一気に目に見えやすくなりますよね。
ですので、数字を使用することで相手により細かく内容が伝わりやすくなります。
しばらく、結構、かなり、ちゃんと、さっさと等の言葉を使用するときはいかに数字に置き換えるかを意識することが重要です。
・固有名詞を使わない
固有名詞を使わないことで、相手に伝わりづらくなってしまいます。
理由としては固有名詞を使わないことで、色々な意味を含むことになり、相手に様々解釈できるようになってしまい、認識がズレるリスクが高まるためです。
例えば
近くのカフェで集合で、と
渋谷駅のスターバックスで集合で、と
上記のような、同じカフェで集合ということを指していても、大きく伝わりやすさが変わります。
近くのカフェで集合でだと、サンマルクカフェ、ドトール、個人のカフェ等様々な意味で解釈できてしまいます。
一方でしたの渋谷駅、スターバックスに集合でと表現することで、一気にイメージする対象の幅が狭まって伝わりやすくなったと思います。
固有名詞を使うようにしましょう。
・抽象的な言葉を少なくする
抽象的な言葉を使用することで様々な意味で解釈をすることができてしまい、大きく認識がずれてしまうリスクがあります。
例えば以下のような言葉です。
愛、友情、豊か、プライド、自立、気合い、厳しさ、優しさ、幸せ、有機的等
上記のような言葉は一人一人、解釈が異なるので、一気に伝わりづらくなってしまいます。
ですので、抽象的な言葉を可能な限り使用することを少なくすることが重要です。
伝達力を磨く
同じ情報を伝えるにしても、伝達力によっては、相手が欲しい情報を提供できないケースがあります。
例えば
カレーを作るにはスパイスA、スパイスB、スパイスCを1gずつ入れて、・・・
カレーを作るにはカレールーを作って、ご飯を作れば大丈夫です。
情報量が欲しいときは、上の例の方がいいですが、仕事の際、簡潔に報告してほしいケースもあります。
ですので、相手がどんな情報を求めていて、それに対してどのように情報を提供できるか意識することはとても重要です。
また伝達力を磨くことで同じ意味を伝えるにも、相手によって伝わる、理解ができる言葉は異なるので、適切な伝え方が変わってきて、より相手に必要な情報が伝わるようになります。
例えば、小学生相手に、ビジネス、マーケティングとは何か、高学歴の人が、教えたとしても全くわけがわからないことになるでしょう。
ですので中学生に伝わるように、相手の知識レベルに合わせることがとても重要です。
とは言っても具体的に伝達力を磨くには？と考えている方もいらっしゃるので、
具体的な方法について紹介します。
・相手のニーズを把握して、いらない情報の場合は一気に削除する
相手の必要な情報、欲しい情報・ニーズを見極めて、不要な要素をバッサリ切り捨てることが重要です。
例えば カレー、すき焼き、牛丼、パスタ、うどん等提供できるものは様々あると思います。
そこでカレーを食べたい人がやってきたら、すき焼き、牛丼等他の情報はいらなく、カレーの情報、カレーを提供することが重要です。
文章や伝える内容も同じで、不要な情報をバッサリ切り捨てて必要な情報だけを伝えることで相手感謝され、伝わりやすくなり、評価もされ、良いことづくめです。
・話の流れを意識する
相手にとって伝わりやすい流れ、伝わりづらい流れがあります。
同じ内容でも、話す順番・伝え方によって相手に伝わりやすい、伝わりづらいといった差異が発生するので具体的な型について紹介します。
・結論型
まず結論型に関して紹介すると以下です。
①結論②理由③具体例（詳細）④まとめ
カレーが好きです。
なぜならカレーは野菜、肉等色々な具材が入っていて健康に良く、味も美味しいからです。
（例えば）特にグリーンカレー等は特に野菜が入っていて、味もまろやかで好きです
だから
カレーが好きです。
上記は例ですが、型を意識したことで一気に伝わりやすくなります。
伝える際、の細かいテクニックを利用する。
同じことを伝えるにしても、感情を込めたり、表現を工夫するなど細かいテクニックを使用することで表現に対しての印象が大きく異なります。
例えば以下です。
締切に間に合いました
→デザインの変更、開発実装の変更、文章の差し替えなど様々なトラブルに見舞われましたが、
なんとか締切に間に合いました。
同じ内容を伝えるにしても、表現方法によって全く印象が異なってきます！いくつかテクニックを紹介します。
・落差を使う
美味しかったです。→レビューサイトの評価が低く期待していませんでしたが、食べてびっくり、美味しかったです！
・比喩を使う
彼は賢い→彼はAIレベルで賢い
・ベネフィットを使う
フッ素樹脂加工→焦げにくい、料理が美味しくなる、使う油の量が少なくなる。
・掛け合わせて新コンセプト
掃除✖️ロボット→お掃除ロボット
まとめ
いかがだったでしょうか？
エンジニアの方、SEの方はどうしても伝わりづらい文章を書くのが苦手だったり、コミュニケーションが苦手なケースも多いと思います。
ですが今回の言語化力を鍛えることによって、
思ったことをスラスラ言えるようになったり、
上司に伝わりやすく説明することができる
資料も相手に伝わりやすくなる等、様々な点でメリットがあります。
ぜひ紹介した方法を試してみてください！
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